How to Write an Email
a day ago
- #writing-tips
- #email-communication
- #productivity
- 开门见山：第一句就要点明请求、决定、风险或更新；避免铺垫或制造悬念。
- 坏消息要早说：清晰陈述问题，不要隐藏在背景或客套话后面。
- 尽量精简：删除废话、重复和软化语气的表达；每个句子都必须有其存在价值。
- 直白表达：准确说出你的意思；避免讽刺、暗示、反讽或隐晦语言。
- 具体明确：使用姓名、数字、日期和事实，而不是模糊的陈述。
- 一封邮件只做一件事：专注于单一目的，如询问、决定、更新、升级或确认。
- 明确下一步：指定谁需要在何时前做什么，包括决策或反馈的截止日期。
- 分清事实、判断和建议：区分这些内容；明确说明不确定性，避免将猜测当作事实呈现。
- 考虑转发需求：确保邮件即使在没有额外上下文的情况下转发也能让人明白，主题、姓名、日期和决策都要清晰。
- 适当使用AI但避免通用语言：可以用AI起草或审阅，但编辑时要具体和人性化；避免陈词滥调。
- 尊重时间：力求邮件内容能在一屏内显示；如果较长，先把重点放在开头，下面用简短段落说明。
- 清晰优先于面子：直接清晰，而不是含糊或过度礼貌但无用的表达。
- 保持邮件线程整洁：同一话题才回复同一线程；新话题请开启新邮件，并确保主题行清晰、抄送合适。
- 使用有用的主题行：包含行动、决定、更新或风险信息，以便快速分类；避免软弱或模糊的主题。
- 遵循默认结构：主题标明类型，第一句点明重点，然后是事实、建议或下一步，以及负责人/截止日期。
- 合理使用邮件：避免用于长讨论、未解决问题或情绪高涨时；快速沟通用电话或聊天，然后发邮件总结。
- 注重读者理解：好的邮件应优先考虑快速理解，而不是显得聪明、热情或令人印象深刻。